はじめまして、Restaurant Service DevGでグループ長をしている吉元です。
この記事では、MTGが多いプレイングマネージャーが、 Geminiを活用して散乱する情報を整理し、毎日の作業時間を1時間生み出した具体的な自動化の手法とプロンプトをご紹介します。
1. 複数のツールに散らばる情報と、奪われる時間
私はグループ長として、複数サービスの開発や保守運用、そしてメンバーのマネジメントを担当しています。
現在の環境はフルリモートで、コミュニケーションの中心はSlack、Google Meet(以降Meet)、そして社外調整で使用しているGmailです。
複数の案件が同時進行しているため、各所で日々膨大なやり取りが発生しています。
しかし、私自身もプレイングマネージャーとして手を動かす案件がある上、日中の多くの時間はMTGで埋まっています。
まとまった作業時間は、MTGの合間を縫って捻出するしかありません。
そのような状況下で、各案件の進捗やメンバーの状況を把握するため、3つのツールに散在する会話や議事録を追いかけるだけで、毎日1～2時間も消費していました。
2. 「自分自身のマネジメント」という壁
時間が足りない中で無理に情報を追おうとすると、どうしても見落としが発生します。
「あの件、どうなりましたか？」と聞かれてから慌ててスレッドやメールを探すような、煩雑で余裕のない状態になりつつありました。
グループを正しくマネジメントするためには、まず「自分自身のマネジメント」を根本から見直し、情報収集の効率化を図る必要があります。
そこで、社内で導入されている「Google Workspace with Gemini」を活用し、AIに情報の整理を任せる仕組みづくりに着手しました。
3. Geminiに「情報の整理」を任せる3つの仕組み
情報を自ら探しにいくのではなく、AIに要約させて「手元に届けさせる」アプローチをとりました。具体的に設定した3つの運用ルールとプロンプトを紹介します。
Slack：メンションの自動集約とタスク抽出
SlackはDMやメンションを自分宛てのメールに通知する設定にし、Geminiに以下のプロンプトで定期的にサマリーを作成させています。
Slack→メールへの連携方法：
- Slackのアイコンを押下し、環境設定を押下する
- 通知スケジュール内の「メール通知を設定する」を押下する
- メール通知の設定をする
プロンプト例：
notification@slack.comからMM/DD〜現在までに届いたメールを検索し、以下の形式でまとめてください。 各項目には、メール本文内にSlackのURLがあればそれも記載してください：
- 誰からの連絡か
- どのチャンネル（またはDM）か
- 内容の要約
- 私が対応すべきタスク（期限があればそれも）
- Slackへのリンク（あれば）
これにより、未読の波に飲まれることなく、「誰から、どんな依頼が来ているか」を一覧でパッと把握できるようになりました。
Gmail：自分宛ての未返信メールを検知
外部とのやり取りで使用するGmailは、確認漏れが大きなトラブルにつながります。そこで、以下のプロンプトを使用し、定期的に返信漏れがないかをチェックしています。
プロンプト例：
5/1〜現在まで受信したメールで、XXさん、XX様が本文にはいったメールで返信していないものがあるか教えて。
自分がボールを持っている案件をGeminiが確実にあぶり出してくれるため、タスクの抜け漏れがなくなりました。
Meet：参加できなかった会議のキャッチアップ
1日中MTGをしていると、どうしても参加できない重要な会議が出てきます。そこで、Meetの議事録（gemini-notes）に対して、以下のプロンプトを実行しています。
プロンプト例：
今日の9時から18時までに gemini-notes@google.com から届いたメールを検索して、会議名、内容の要約、対応すべきタスク（期限含む）をまとめて教えて。
長大な議事録を読む手間が省け、要点と自分のタスクだけを瞬時にインプットできるようになりました。
4. AIがもたらした「1時間の余裕」と、これからの展望
この3つの仕組みを導入したことで、情報の確認にかけていた時間を毎日1時間ほど短縮できました。 さらに、メールや連絡の抜け漏れを未然に防げるようになり、参加できなかったMTGの概要も素早くキャッチアップできるなど、質的なメリットも大きく感じています。
確保できた1時間は、メンバーとのコミュニケーションや、より良いサービスづくりのための思考の時間にあてています。
今後は、単なる情報の「要約」にとどまらず、過去の議事録やナレッジをNotebookLMなどで体系化し、AIを「マネジメントの壁打ち相手」として活用するなど、 さらに一歩進んだ生産性向上を目指していきたいと考えています。
時間が足りないと悩んでいる方は、ぜひ一度、身近なAIに情報の整理を任せてみてください。
