勉強会プロジェクトとは
こんにちは。このブログでは5度目の登場になるエンジニア人事のOKANOです。
直近2つでは勉強会文化の立ち上げ（芽生え期）と、運営の試行錯誤（成長期）についてお伝えしてきました。
かれこれこの取り組みも丸3年続けてきました。今回は、メンバー全員でこれまでの動きを振り返った結果をリレー形式でお伝えしたいと思います！
メンバー紹介
この取り組みを運営している勉強会プロジェクト（以降勉強会PRJと書きます）は、担当するコンテンツや対応箇所、立場もバラバラなエンジニアが集まっており、多様性のあるメンバーで構成しています。
それでは簡単に一言ずつ自己紹介していきます。
| OKANO | 僕の話はもういいですね。興味がある方はtwをご覧いただけるとうれしいです。 |
| ふじい | 社内で数少ないSalesforceエンジニア。最近は営業企画周辺も徘徊中。 |
| 荒海 | golangエンジニア。社内でgolangの布教も行っている。 |
| かとう | エンジニアブログ編集部など開発広報をメインにしているバックエンドエンジニア。Twitterはじめました。 |
| タカイ | 予約のバックエンドエンジニア。いちおう勉強会PRJ発足メンバー |
| カリスマ | 数えきれないくらいのコンテンツを担当しているチームリーダー。 |
| いいのっく | 会員系コンテンツ周辺をうろちょろしているプログラマー。 |
ちなみに、過去の記事で少しご紹介したメンバーは・・・ぐるなびの卒業とともに後任の推薦などを経て現在のメンバーになり、勉強会PRJはこれまでと変わらずに運営されています（個人的に今でも卒業生とは定期的に交流していたりします。）
振り返りの詳細に先立ちまして、ここ1年の活動イベントサマリーをご紹介したいと思います。
前置きが長くなってしまいました・・・。それでは振り返り結果をご紹介していきたいと思います。
まずは、ふじいさんお願いします！
愛してもらうために頑張っていること
周知とコミュニケーション
はい、ここからはふじいがご紹介します。
弊社では毎月開発部の全体会議が行われていて、その中で勉強会PRJの活動報告を行っています。
報告内容は大まかに、下記の3つに分類されます。
- ①勉強会の開催報告
- ②勉強会の開催告知
- ③勉強会PRJが伝えたいこと
①勉強会の開催報告
過去1か月に開催された勉強会の内容や、勉強会の雰囲気などをお伝えしています。
LT大会や大きな勉強会が開催された時は、イベントレポートを作成して勉強会の目的や発表内容の共有を積極的に行っています。
②勉強会の開催告知
開催が決まっている勉強会の告知を行い、興味を持ってもらい参加していただけるよう努めています。
③勉強会PRJが伝えたいこと
その時々で変わりますが、直近では勉強会開催にあたり勉強会PRJが支援できることを公開しました。勉強会を開催したいけど何から始めたらよいか分かない、準備する時間がない、といった方に勉強会開催のハードルを下げていただくため、支援の具体的な内容を記載しています。
勉強会の場所や機材の確保や200人弱ほどの開発部社員に向けての告知は、人によってはハードルが高いと思うのです（自分はそうです）。ですので、そんな時には是非とも私たちに相談していただきたい、という気持ちでおります。みんなの「やりたい」を応援することで、勉強会の文化が根付きコミュニティが活性化することを目標に日々精進しております。
また、こちらからの発信だけではなく、勉強会PRJに対する質問や要望を気軽に伝えていただくためのSlackのチャンネルを作成しています。
Slackに投稿された内容は、毎週の定例MTGの議題にあげられ、検討や実施に向けての話し合いが行われます。
ここからは荒海がご紹介します。
上述の勉トーーク！やLTなどのイベントではアンケートを取っています。実施してほしい勉強会のネタなどを募集しており、次回イベントの参考にしています。
先日re:Inventのre:CapイベントをAWSさんと共同で行いましたが、re:Inventに参加した開発メンバーの発表で英語でのコミュニケーションが大事で刺激があったとお話がありました。その時のアンケートでは英語の学習意欲が湧いた等の意見が多数寄せられたため、英語の勉トーーク！を開催しました。
自動化
イベントを企画すると、以前はbeforeの手順をすべて手動で行っていました。少しでも楽をしたいなとなり、簡単に手を付けられる部分からエンジニアっぽく自動で行えるようにしました。（これはタカイさんが主導で行ってくれました。タカイさんありがとうございます！）そこで、GASを使ってフォームの入力時に自動的に指定されたGoogleカレンダーに追加されるようにしました。
まだ改善するところはありますが、大きな一歩を踏み出せたのではないかと思います。人類の歩みも一歩一歩の積み重ねだと思い、我々のこの一歩も後に続く大事な一歩だと感じています。
プロジェクト運営面での工夫
プロジェクト運営のための前提事項
ここからは最近食パンづくりがブームになっているかとうがお送りします。
前提事項１：メンバーごとに役割を決めないこと
勉強会PRJには、開発部内の様々なチームからメンバーが集まっています。だからこそ、メンバーごとに役割を決めてしまうと、そのメンバーが忙しくて本業に集中したいようなときにうまく回らなくなってしまうため、いつでもプロジェクト（以下PRJと書きます）がうまく回ることを念頭に工夫をしています。タスク分担を行わないということではなく、タスク分担を行ったうえで、本業に集中したい場合は状況に応じて他のメンバーが交代してあげるなど、その時々の状況に応じて臨機応変に活動しています。
前提事項２：できる限りの効率化と負担にならないような振り返り・気づき・学び
それぞれ開発業務などの本業を抱えながらも、勉強会PRJに日々コミットしているため、本業の状況によって各メンバーがどれだけPRJに関われるかというのも日々変動しています。そのため、できる限りの効率化と負担にならないような振り返り・気づき・学びが重要であると考えています。
役職等にとらわれないフラットなタスク分担
ここからはタカイが紹介しますー。 勉強会PRJでは週一回1時間の定例MTGを実施しています。定例MTGでは、主に下記を実施しています。
- 各自に割り振ったタスクの進捗確認
- 今後開催する勉強会の検討
- 開催済み勉強会の振り返り
定例MTGが必ず毎週開催されることで、定例までに自分に割り振られたタスクを消化しなければ！という気持ちになりますし、主務が忙しくタスクの消化が難しい等のPRJメンバーの状況のキャッチアップもできます。個人的には、タスク消化できなかった場合は罪悪感があるので、テキストコミュニケーションだけでなく対面で話せる時間があったほうが自分の状況を伝えやすいのかなーと思います。
定例MTGの目的は、振り分け済みタスクの確認と勉強会PRJ内で進めているイベントの状況確認という認識がメンバー内で揃っているので、定例MTGの時間内で収まらない議題が上がった時は、その議題についてだけのMTGを別途設定するなどの対応もスムーズです。
定例MTGの進め方などは、かとうさんから紹介お願います！
タスク割り振りはガチャで
はい、再びのかとうです！詳細についてご紹介します。
勉強会PRJでは基本的にすべてのタスクをすべてのメンバーが対応できるようにしています。各メンバーの役割を決めておくことは、専門性が高まるため一見コスパがいいのですが、専門性を高めたがゆえに誰かがタスクを肩代わりすることが難しくなってしまうことを避けるためです。また、役割を決めてしまうと、それぞれの担当分野以外のタスクに関して他人事感が出がちになってしまうので、タスクの割り振りはガチャで実施しています。つまり、PRJ内で発生するすべてのタスクは、全てのメンバーが対応する可能性があります。
例えば、定例時には司会がファシリテートし、書記がその日に決まったことや進捗情報をまとめていきます。その司会と書記も毎回MTG終わりにガチャを振って決めています。勉強会開催に向けて必要なタスクもすべてガチャで決めます。もちろん、対応が難しければ他のメンバーが代わりに対応します。そして、ガチャで決めることでのメリットは他にもあります。
スムーズなタスクの割り振り
Slackからガチャを回すだけで担当が決められます。誰がやろうか、というコミュニケーションの時間を使わずにサクサク担当が決まります。もちろん、このメンバーが担当することに圧倒的なメリットが有るというのが誰から見ても明白な場合は、ガチャを回さずにそのメンバーに打診されることもありますが、基本はすべてガチャを回します。
学び
誰かがずっと同じタスクをやるのではなく、すべてのタスクを全員で行うので、メンバーの異なる視点によって新たな気づきが生まれます。それをもとにどんどん改善につなげていくことができます。
ちょっとしたゲーミフィケーション
ガチャを回すときにちょっとしたスリルが味わえたり、ガチャの結果でちょっとしたコミュニケーションが生まれます（笑）
かとうさんありがとうございます！
再びタカイです。
冒頭でここ1年の活動イベントサマリーを掲載しましたが、勉強会PRJで開催するイベントはざっくり３つに分類されます。
- 勉トーーク！（お昼休みに開催するライトな勉強会。最近は持ち込み企画も増えてきました）
- LT大会（半期〜四半期に1回。飲食あり）
- 業務時間内に開催する勉強会
- 外部登壇者なし
- 外部登壇者あり
各イベントごとに「運営やることリスト」のテンプレートを用意することで、過去のナレッジを活用＆運営側の工数をなるべく削減できるような工夫をしています。
そのテンプレートには、開催準備〜当日〜開催後までの全タスクをあげだしているので、基本的にリストに沿ってタスクを消化していけばOKで、後からジョインしたメンバーも勉強会開催の全体像が把握できるようになっています。ちなみに一番最後のタスクは「振り返りであがった『つぎやること』をテンプレートに反映すること」です（ふりかえり大事！）
ここからはチームメンバーからなぜかカリスマと呼ばれている私がお伝えします。
勉強会PRJにジョインしてみて
前任者に、「毎週1時間くらいだから大丈夫っす」と気軽に誘われ、特に細かい説明もなくジョインしちゃいました。
メンバーが交代するのってそんな頻繁でもないので、やることをタスクとして整理しておかないと、後からあのアカウントがない、このチャンネルに入ってない、ってことがよくありますが、Confluenceの権限やSlackチャンネルへの招待なんかもスルーっと終わっていて気づいたら普通にメンバーになっちゃってました。
毎週の定例や、勉強会開催もテンプレ化しているおかげで、ジョインしたばかりの私でもやることの全体像がわかって作業もやりやすいです。いきなりガチャで勉強会の告知担当になりましたが、告知のテンプレなんかも用意してあって、変に悩まなくてよかったり。
それと、テンプレを作ってもそのまま放置されているケースをよく見るのですが、勉強会PRJでは、毎回ちゃんと振り返りを実施して、テンプレもブラッシュアップしていくことがルーチン化されているのがよいです。部屋の掃除なんかもそうですが、きれいになったあとも、キープしていくのって大事です。
あとは担当者をガチャで決める、というのもの面白いですね。毎回ちょっとドキドキしちゃいますが、みんながいろんなところを担当することになるので（ガチャに偏りがなければ！）、やってみないとわからない大変さとか、問題点というのもお互い共感しやすくなるかなと。メンバーがまんべんなく作業を把握できていれば交代時に引継ぎも不要というのも大きなメリットです。
ポジティブに進めるPDCA
マスター＆プロデューサーのいいのっくよりご紹介します。
勉強会PRJでは上述の通り、勉トーーク！をはじめに多くのイベントを開催しています。
その都度必ず振り返りをKPT形式ではなくYWT形式で実施します。
Wをプロブレムベースで考えていくと、ネガティブになりがちなので、Tの項で解決策をメインに話し合います。Tは振り返り実施後すぐに、タカイさんの述べていた「やることリスト」テンプレートに反映し、次回実施イベントでそのアイデアを実施することで有効かを試す形でPDCAを回します。例えば直近の社内LT大会の振り返りを一部抜粋したものが下記になります。
このような形で都度都度より良い開催になるよう心がけて様々な取り組みを実施しています。
勉強会PRJで実施しているイベントは勉強会PRJ以外の社員からの発案で開催されるイベントもありますが、基本的にまずは開催日時を決定し、そこからスケジュールを逆算していく形でタスクを洗い出していき、メンバー全員で開催内容の検討・実施をメリハリ持って行っています。
そのため、週次定例でも「今日は話すことないね」みたいなことにはほぼならず、作業担当もガチャで割り振っているため、全メンバーが常に「やらないといけないこと」がある状態となり、コンスタントに進めていくことが可能となっています。
勉強会PRJのこれから
最後はOKANOがまとめます。
振り返ってみると、様々なチャレンジが形（文化）となって機能し始めていることがわかりました。また、現場視点での企画・実行ができるのも勉強会PRJとして活動してくれる現場エンジニアの皆さんがいるからだということをしみじみ感じます。
一人で頑張るには限界がありますし、なにより現場の求めるものを正確にキャッチアップできないことが一番の懸念。価値ある課題を見つけ出すためにも、多様性のある仲間と一緒に活動できる勉強会PRJという形がアウトプットを出す上で最適なのではないかなということで・・・今後も引き続きメンバー全員で勉強会を企画運営し、組織に貢献していきたいと思っています。
そんなぐるなび開発部勉強会PRJとコラボ勉強会してみたいなぁと感じて頂いた方は
こちらまで。
そんな勉強会PRJがつくっているエンジニア文化に興味があるエンジニアの方はこちらまで。
新卒エンジニア希望の方はこちらまで。
最後まで読んでくださりありがとうございました。
