こんにちは！最近きな粉豆乳にハマッているシステムエンジニアのささきです。
前回はエンジニア3年目を終えて思うことという題材で、スケジュール管理やコミュニケーションの大切さについて書かせていただきました。
今回は、前回の記事で少し触れたコミュニケーションをとる方法、システムエンジニアとして私が意識しているコミュニケーション術をみなさんにお伝えしていきたいと思います。
なぜコミュニケーションは大切？
そもそも、なぜコミュニケーションをうまく取れた方がいいのか……。
私の環境での話となってしまいますが、一人でプロジェクトを進めることはありません。他者との関わりを持ちながら仕事をスムーズに効率良く進めるためにも、コミュニケーションは欠かせないと考えています。
チームメンバーとは業務上で関わりをもつ機会が多いため、なんでも相談しやすい関係にいると思います。逆に他部署のメンバーとは関わりも少なく、話す機会も減ってしまいがち。いざというときでさえ相談しづらいと感じてしまうのではないでしょうか。
しかし、他部署の人とも気軽に相談できる関係を築ければ「相談しづらいからやっぱりいいか......」ではなく「一応相談してみようかな」という気持ちになるはずです。直接相談することで、問題がスムーズに解決できる場面も少なくないでしょう。
また、システムエンジニアは、ディレクターやデザイナー、フロントエンドエンジニアなどさまざまな部署の人と調整しながら仕事をすることが多いもの。仕事をしていくなかで認識の違いが生まれてしまうと、想定した仕様と違うものが出来てしまう可能性があります。そうなるとやり取りが多く発生し、プロジェクトの進行が滞ってしまいます。
「どうしたら相手に伝わりやすいか」を考えて発言することで認識の相違を防ぎ、円滑なプロジェクト進行につながるのではないでしょうか。
こんなことに困る……
実際に仕事をしている中でこんなことに困った経験はありませんか？
- 協力をあおぎたいんだけど誰に相談したらいいかわからない
- やりたいことを実現するために他部署の人に相談したいんだけど気軽にできない
- なんか言いたいことがうまく伝わってなかったかも
こんな思いを解消するためにも、私が意識しているシステムエンジニアとしてのコミュニケーション術を紹介していきたいと思います。
コミュニケーション術 6選
01 # 会社イベントや飲み会に参加し知り合いを増やす
社内イベントは他部署、他チームの人と関わりをもてる絶好の場だと思います。普段仕事で関わらない人でも飲み会やイベントの場なら立場に関わらず話す機会を持てます。普段関わらない人とも話せて、思わぬ関係性が今後仕事をしていくうえで大事な繋がりになることもあるのです。
実際に、私は新卒で入社してから多くのイベントや飲み会に参加しました。その会で知り合った方たちから他部署への輪は大きく広がっていきました。現在仕事をするうえでも、そのときの縁でスムーズに物事が進むこともあります。
02 # 直接足を運んで話す
多くの企業で、共有事項や依頼、質問などは基本的にメールやそれぞれのツールを使用していると思います。ですが、文章だけでは認識の違いが起きていたり、伝達ミスや確認不足により相手へ伝わっていなかったりするケースもありますよね。ときには、なかなか連絡が返ってこなくていつの間にか忘れ去られている……なんてことも。
それを防ぐためにも、伝わりづらいような内容や緊急に確認しておきたいことは、顔を合わせて相手と話すよう心がけています。お互いの認識もあわせやすくスムーズに仕事を進められますし、誰かに話してみて初めて気づけたことなども多くあると実感しています。
03 # 話す相手に応じて言い回しを変える
エンジニア同士でのやり取りは専門用語を使って話すことも多いもの。お互いが同じ認識を持っているため、特に問題なくキャッチボールできていると思います。ですが、エンジニア以外の人に専門用語を使ってしまうと、うまく伝わらないことも多々あります。
そこで私は、エンジニア以外と会話するとき、導入部分ではとにかく分かりやすい表現で話すことを心がけています。たとえば、DB（データベース）は「データを保存しておく箱のようなもの」と言い換える、といった具合です。
また、核心であるシステムの話を加えるのは、会話がある程度進んでからにしています。
この心がけをするだけでも、「何を言っているかわからない……」と、相手に不快な思いを与えにくいと考えています。その結果、相手が話を聞こうとする心を閉じてしまうことを防げるのではないでしょうか。
導入で相手の姿勢を整えたら、徐々にシステムの話を加えます。たとえば、ぐるなびでは全文検索エンジンとしてGroongaを使っています。しかし、エンジニア以外の人を相手にしたとき急にGroongaという単語を出しても分からない人が多いもの。そこで、次のように話します。
「店舗のリストページを出すところで、いくつか条件を渡してあげるとその条件にあった店舗のリストを返してくれるGroongaというものがあります。なので、リストページに掲載したい条件がある場合、ここで条件を付与してあげるとリストページに掲載することができます」
そうしていくうちにお互いの知識、ナレッジがたまっていき、だんだん用語が統一されます。より短時間で認識をあわせて話を進められるのです。
04 # 相手に伝わる文章を書く
質問するときは必ず、今の状況や知りたいことを明確に書きます。決定事項を連絡するときは、その結論に至った理由を必ずまとめるようにしています。
質問や決定事項だけを簡潔にまとめるのも、あまり良い方法とは言えません。補足説明や決定までの経緯を飛ばしてしまうと質問の意図や共有したいことが伝わりづらくなり、相手が理解するのに時間がかかってしまいます。
その結果、連絡した側と受け取った側、相互で何度もやり取りが発生してしまう……という事態へ陥りかねません。
相手に物事を説明するときに役立つのが議事録です。議事録があれば設計・仕様を決めた理由や、問題発生時の様子を振り返れます。経緯を残すという意味でも記録しておいて損はありません。
05 # 相手の話を最後まで聞く
「この仕様でできますか？」という話に対して、否定を前提に考えないよう気をつけています。そして話は必ず最後まで聞くようにします。
仕事の中でシステムエンジニアは、ディレクターの考案した企画を形にすることが求められます。
話をするときは否定から入るのではなく、まずは相手の要望や伝えたいことはなにかを理解します。次に、自分の中に落とし込む。そうしてやっと自分の意見を伝える段階に移るようにします。お互いに納得できる結果を導くためにもこの過程は重要です。
06 # 積極的に提案をする
最後に紹介するのは、要望を実現するための方法をいくつか提案するということです。
システムエンジニアの仕事はただ言われたものを作るだけではありません。ディレクターと一緒に企画案を実現させる方法を考えることも、システムエンジニアの重要な仕事です。ただ言われたことをやるのではなく、相手の要望に真剣に向き合ってはじめて、信頼や信用を得ることができるのではないかと思います。
ですが、ただやみくもに提案していくだけでは逆に不安を抱きますよね。提案するときは、メリット・デメリットをまとめ、要望や今後の運用工数などを一緒に考えたうえで進めていくよう心がけています。一緒に仕事をしていくうえでお互いに信頼関係を築いていくのは大切なことです。自分の意見や考えも積極的に提案できるようにしましょう。
おわりに
人はそれぞれ、知識も性格もすべてが違います。ですが、どんな風に自分が行動すればいいか、どのように言えばいいかを把握しているだけでもうまくコミュニケーションを取ることはできるのではないかと思います。
実際に私も、この仕事をする前はここまで考えて話をしていませんでした。ただ、仕事をしていくなかで気付き、実践したことにより、他部署の人とも、チームメンバーともうまくコミュニケーションを取れてきたと実感します。あまり神経質になりすぎない程度に意識してみると、何か変化が見つかるのではないでしょうか！
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